صحبت با تلفن – چگونه حرفه ای پشت تلفن صحبت کنیم- قسمت اول

در این مقاله به نکات مهمی پیرامون صحبت با تلفن اشاره شده است. امروزه شبکه های ارتباطی

فراوانی از جمله ایمیل، شبکه های اجتماعی(تلگرام، اینستاگرام ، فیسبوک و..) چت های آنلاین و سایت

های گوناگون برای برقراری ارتباطات گوناگون از جمله ارتباطات شغلی وجود دارد. با وجود تمام این راههای

ارتباطی، تلفن هنوز هم یکی از راههای اصلی برقراری ارتباطات شغلی است. شاید برای شما هم پیش

آمده باشد که وقتی با کسی در حال مکالمه تلفنی می باشید، با خود فکر کنید که طرف مقابل بسیار در

کار خود غیرحرفه ای است.

بنابراین نحوه صحبت کردن ما با تلفن بسیار مهم است در ادامه خواهم گفت چطور در تماس های تلفنی

حرفه ای صحبت کنیم. کاربرد این موارد هم برای مدیران برای آموزش به پرسنلشان، هم برای افراد شاغل

در هر صنفی مفید می باشد.

-انتقال تماس

.

یکی از رایج ترین اتفاقاتی که حتما شما هم تجربه کردید، مربوط به زمانی است که شما بعد از برقراری

تماس منتظر برقراری ارتباط با شخص خاصی هستید. بسیاری از سازمانها وشرکت ها متاسفانه مدت زمان

طولانی تماس گیرنده را منتظر نگه می دارند. پیشنهاد من این است که قبل از وصل کردن تماس و

به عبارتی هلد ( hold) کردن تماس، از تماس گیرنده سؤال کنیم که آیا برایش مقدور است که برای مدت

زمان کوتاهی منتظر بماند؟؟ این جمله به نوعی احترام به زمان شخص تماس گیرنده است.

-اطمینان دادن بابت انتقال تماس:

.

قبل از انتقال تماس باید مطمئن شویم که شخص مورد نظر آمادگی صحبت با تماس گیرنده را دارد و

یا اصلا در اتاق یا پشتمیزش حضور دارد. بنابراین قبل از هلد کردن تماس از دسترس بودن طرف مطمئن

شوید. به عنوان مثال در این مواقع بگوییم،اجازه بدهید ببینم شخص مورد نظرتون امکان صحبت کردن را

دارند یانه.

– استفاده از نام شخص تماس گیرنده هنگام صحبت با تلفن

.

اکنون می خواهم برایتان یک ترفند خاص بگویم که حتی اگر شما بسیار معمولی هم سخن بگویید،

اما خوش صحبت به نظر بیایید .از یک نفر از دوستانم داستان جالبی شنیدیم، داستان را از طرف او بخوانید:

در حین صحبت با شخصی بودم او فقط در حال صحبت کردن درباره خود بود و من فقط شنونده خوبی بودم .

در ابتدای صحبت او فقط یکبار خود را معرفی کرد ومن سریع نام او را به ذهن سپردم. سپس در حین گفتگو

نام او را به کار بردم در انتهای گفتگو او من را شخصی خوش صحبت فرا خواند!!

بر همین اساس در زمان انتقال تماس سعی کنیم نام شخص تماس گیرنده را برای اینکه نشان دهیم نام

او را خوب شنیده وبه ذهن سپردهایم، به کار ببریم. به عنوان مثال ” متاسفم خانم یا آقای……..، شخصی

که می خواهید با او صحبت کنید هم اکنون در دسترسنیست، من می توانم به شما از هر طریقی کمکی

کنم؟ یا اگر مایل باشید اگر پیغامی دارید به ایشان برسانم”.

– صحبت با تلفن به روش حرفه ای:

.

همانطور که قبلا مطرح شد تن صدا ونحوه بیان در انتقال پیام در پشت تلفن بسیار موثر است.

حتما شما هم برخورد داشته اید با افرادی که با بدترین شکل ممکن وگاهی از روی خشم مکالمه خود

را تمام می کنند و تلفن را به شدت می کوبند. نحوه اتمام مکالمه ما بسیار در ذهن تماس گیرنده باقی

می ماند. بنابراین در انتهای مکالمه با لحن صمیمی از تماس گیرنده بابت تماسش تشکر می کنیم.

به طور مثال:” از تماس شما متشکرم. روز خوبی داشته باشید”.

جمع بندی:

.

در این مقاله به چهار نکته مهم در رابطه با صحبت با تلفن پرداختیم . اول در رابطه با انتقال

تماس مواردی را مطرح کردیم و گفتیم که باید کاملا َ حواس خود را به روی صحبت های طرف مقابل

جمع کنیم و از نام او در مکالمه استفاده کنیم و در انتها به شیوه حرفه ای صحبت خود را تمام کنیم.

همانطور که دیدیم نحوه صحبت کردن ما با تلفن بسیار مهم است . از همین رو در مقاله بعد همین

پیرامون همین مسئله (صحبت  با تلفن ) مطالبی را مطرح خواهم کرد.